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カンファリストトレーナー 沖本るり子さん
| Web会議には、出席者がどこにいようと、いつでも簡単に会議が開ける、出席者の移動時間と距離を大幅に削減できるなど、数多くの利点があります。一方、出席人数に制限がある、資料のプリントアウトをその場で配付できない、体温が感じられない、といった弱点もあります。また、Web会議とリアルの会議では進行の仕方もちょっと違います。このようなWeb会議の特性を理解し、それを上手に利用することで、Web会議のデメリットをメリットに変えることができるのです。 |
まずは事前の準備が大切。
| 一般の会議と同様、出席者の選定と会議の開催日時や目的を伝えておかなければならないことは言うまでもありません。そのほかに、Web会議に臨む前にどのような準備が必要なのか、いくつかのポイントを挙げてご説明します。 |
①ファシリテーター（仕切り役）を決めておく
| ■ | 発表者や発言者、提示する資料の順番など、会議の進行はすべてファシリテーターが行うように します。 |
| ■ | 各出席者のパソコン画面上に、発言者の顔をアップにするのか、それとも資料をアップにするの か、といった画面の切り替えも各人が行うのではなく、ファシリテーターあるいはファシリテーター が指名したアシスタント的役割の人に任せるようにします。 →出席者全員が同じ画面を見られるようになり、会議への参加意識を高めることが できます。 →出席者は画面操作に気を取られることがなくなり、会議に集中することができます。 |
| ■ | ファシリテーターを務めることは議事進行の能力を高めることになり、その能力は一般の会議にも必ず活かされるようになります。 |
②何人かが同時に発言しない
| ■ | 同時に２人、３人が発言するのは、決して行ってはならないことです。発言をする場合は手を挙げるなどにより意思表示し、ファシリテーターに指名されてから発言するよう心がけなければなりません。 |
| ■ | 発言する際は、まず自分の名前を名乗るようにします。 →いま誰が話しているのか分かりやすくなり、また発言者は自分の発言に責任を持つようになります。 |
③見られていることを意識する
| ■ | パソコン画面を通して出席者全員が、発言する“あなた”の顔を見ています。無表情の顔、冷た い表情の顔、暗い顔、生気のない顔では他の人に好印象を与えられず、発言の内容さえ曲がっ て捉えられることにもなりかねません。 |
| ■ | 画面に映る自分の顔を意識し、やわらかい表情、明るい顔で発言することが大切と心得ましょう。 はじめのうちは難しいでしょうが、慣れるに従って豊かな表情や表現ができるようになります。 →豊かな表情や表現を身につけることは、一般の会議にも大いに役立つことでしょう。 |
| ■ | 他の出席者に見られていることで、内職など自分勝手な行為をすることができず、会議に集中することにもつながります。 |
④全員が発言するようにするく
| ■ | ファシリテーターは、一部の出席者に発言を偏らせることなく、全員が発言できるよう割り振る必 要があります。 |
| ■ | Ｗｅｂ会議は出席者の人数に制限があります。一人でも傍観者をつくることは避けなければなりま せん。 →全員が発言し、自分の意見、見解を述べることで、参加意識がつねに高く保たれます 。 |
終わりよければ、すべてよし。
| これは、どんな会議にも共通することですが、ゴールを設定せずに会議を行うと、会議を続けることが目的になってしまいがちです。Ｗｅｂ会議の場合、出張して会議に出席するといった時間や距離の制限がないため、つい会議が長引きがちになります。ですから、終了時間をきちんと設定し、その中で一定の成果を上げるよう心がける必要があります。 |
①だらだらと会議を続けない
| ■ | あらかじめ設定し時間に、きちんと終了するよう出席者全員が意識・工夫するようにしましょう。 |
| ■ | 会議の目的、ゴール（この会議で何を決定するのか）が達成された時点で、たとえ時間が余って いても会議を終えるようにします。 |
②決定事項を明確にする
| ■ | 会議のまとめはたいへん重要です。ファシリテーターに任せるだけでなく、出席者全員がそれぞ れの役割に従って今日、話し合った内容を振り返り、要約するようにします。 |
| ■ | 決定事項は、それを実行に移す担当者が確認し、「私の部署では、本日の決定に従い、何々を 行います」というように実行宣言するようにします。 →その後、宣言者が進捗状況を出席者全員にメールなどで知らせるようにすれば、 会議の成果を共有できます。 |
その他、Ｗｅｂ会議のメリット
| 冒頭で挙げたメリットや本文中で指摘したメリットと重複する部分があるかもしれませんが、そのほかに考えられるＷｅｂ会議メリットをいくつかご紹介します。 |
①自宅からでも参加できる
| ■ | 例えば、在宅勤務をしている人、あるいはインフルエンザなどで出社できない人も、自宅から会 議や打合せに出席することができます。 →その人がいなければ仕事が滞る、会議が進行できないといった不都合を排除できます。 |
②女性の参加が容易になる
| ■ | 育児中の女性が、出張・宿泊して会議に出席するのはとても難しいことでした。Ｗｅｂ会議なら、 遠隔地での会議にも気軽に参加できます。 |
| ■ | 少子化が進展する社会に、Ｗｅｂ会議は子育てを支援するシステムとしても貢献します。 |
③会議への集中力が高まる
| ■ | 一般の会議の場合、ある人が発言中にもかかわらず手元に配付された資料を読む人が多く、発 言内容に真剣に耳を傾けている人は少ないという傾向があります。プロジェクターを使って資料 説明をする場合も、全員が投映された画面に集中するということはほとんどないといっていいでし ょう。 →Ｗｅｂ会議では、全員の視線は画面に向きます。その画面には全員の顔が映し出されて いますから、発言者はもちろん、出席者はいい緊張感をもって会議に臨むことになり、 その緊張感が刺激となって集中力を高めることができます。 |
④情報共有が深化する
| ■ | 個人情報保護、機密漏洩防止などの観点から、個人での情報ファイル管理が制限される傾向にあり、情報共有が阻害されていくという現実があります。また、情報共有のために、閲覧を許可された人にメールなどでファイルを送付しても、実際に目を通したかどうかを確認するには手間がかかります。目を通したとしても、理解の度合いには個人差が生じることは避けられません。 →Web会議なら、情報の送付者が説明を加えることができるので、情報共有を高度化す ることができます。 |
⑤リスクが少ない
| ■ | 機密事項を扱うか否かにかかわらず、すべての会議では、セキュリティがたいへん重要です。例えばスカイプなどのフリーソフトを利用するのに比べ、有料のＷｅｂ会議システムではセキュリティはより強固なものになっています。 |
| ■ | スカイプやインターネット電話などの場合、回線の安定性などに問題が生じる場合もあります。こうしたリスクを回避するためも、信頼性の高いＷｅｂ会議システムを選択するようにしましょう。 |
まとめに代えて。
| 冒頭で挙げたメリットや本文中で指摘したメリットと重複する部分があるかもしれませんが、そのほかに考えられるＷｅｂ会議メリットをいくつかご紹介します。 |
| ■ | Ｗｅｂ会議は、その利便性を十分に認識している、例えば支店が遠隔地にある海外企業や国際企業などは、頻繁に利用されています。一方、まったく利用していない企業は、その存在すら知らないというのが現状です。 |
| ■ | Ｗｅｂ会議は、利用の仕方によってたいへんメリットの大きいシステムです。導入コストが不要なレ ンタルのＷｅｂ会議システムも登場しています。 |
| ■ | Ｗｅｂ会議は利用するほど慣れて効率が上がるものです。今後、必要不可欠の会議以外はＷｅｂ 会議になっていくことが確実とされています。ぜひ、皆さまもいまからWeb会議を積極的に利用 して、使い慣れておいてほしいものです。 |
